大师轻松读NO.806 這樣搞定就沒事

知道接下來做什麼,自然沒壓力

只有在頭腦清晰,思緒井井有條時,你才能真正釋放潛力。因此,提高生產力的關鍵就是發展既實用又可持續維持的管理系統來讓你更放鬆。

每天要處理的事情一大堆,確實壓力很大,這時候你可能希望自己有三頭六臂,但我們也都明白做更多不會讓壓力更小。換個新的思考方向,也許人生最佳舒壓祕訣,是這樣的:
「如果你隨時知道自己接下來要做什麼,你自然沒有壓力。更棒的是,沒有了壓力,你更能釋放全部潛力。」

為什麼會這麼說呢?當你隨時知道自己接下來要做什麼有3大好處:
• 你就不會惶惶不安,總覺得自己遺漏了什麼重要的事情。
• 習慣問自己「接下來做什麼?」,也會讓你的個人生產力大大提升。
• 專注於期待的成果,更能事半功倍。

那麼,你如何才能變得更放鬆?答案很簡單直接──透過開發一個值得信賴的系統,來管理你通常試著想要記住的大小事,進而轉變你的工作方式和實際工作體驗。

舉個例子來說,我們每天都會用到廚房,但有的人家裡廚房總是井井有條,有的人則每次煮完一頓飯,廚房就像打過一次仗,一片混亂。用這套系統來管理廚房的話:
1. 首先,你會注意到廚房裡有哪些東西擺錯了地方,或是有需要清理的物品(掌握);
2. 然後,你要決定什麼要丟、什麼要留(釐清);
3. 接著,再將各種東西歸位(整理);
4. 再來,你也要不時確認你的食材和器具是否充足(省思);
5. 最後,你可能差不多要開始煮下餐了(搞定它)。

這5個步驟各自獨立,並且可以同步運作。也就是說,當你運用純熟時,它們可以互相協同運作、一氣呵成。這就好像經驗老道的廚師用起廚房來,不只效率極高而且游刃有餘。但是,對於不熟悉的人來說,可能就需要一些時間來熟習,慢慢熟練,愈來愈好。整套系統分別說明如下:

1掌握──收集所有你關心、在意或承諾的一切事項。你可以用各種你喜好的形式來收集這些事項。重點是將你腦袋裡所有懸而未決的事情全都放進收件匣,而且收件匣的數量夠用就好、愈少愈好。

2釐清──定期清空你收納這些事項的收件匣。在這個步驟,你要問自己3個是非題:
1. 這件事可執行嗎?
2. 這是一次性任務嗎?
3. 這件事可以在2分鐘內完成嗎?
藉由是或不是的判斷,將收件匣中的物件移動到相對應的位置。當然,如果答案皆是,就表示你現在就可以花2分鐘時間搞定它,不用再放進系統裡了。

3整理──建立理想環境。除了2分鐘馬上可以搞定的事項之外,你必須讓其他事項都有正確的去處。6個主要去處,分別是:
• 暫存資料夾
• 參考資料夾
• 專案資料夾
• 委託項目清單
• 每日行事曆
• 接下來做什麼清單

4省思──保持系統良好運作。一個好的系統永遠不會固定不變,因此,你必須每天、每周、每月或每季檢視所有資料夾和清單,不斷調整修正,逐漸發展出一套愈來愈貼近你需求的系統,使你能夠比以往花更少的時間實現更多目標。

5搞定它──做出最佳選擇。任何工作流程管理系統的最終目的,都是為了讓你在任何時刻為接下來的行動做出最佳決定。大多數管理系統都建議採用由上而下的方法,從最崇高的目標開始。但在實際實踐中,你會發現採取由下而上的方法──從你周遭世界的細節開始,然後查看你的前進方向,通常更有效且更實用。

很多人沒有讓自己的大腦發揮高水準的表現,反而讓大腦充斥著瑣碎細節。更好、更有效的方法是,建立一個良好的系統來處理所有這些細節,使你的大腦騰出空間清楚地專注於更重要的事務。因此,把一切搞定的關鍵不在於學習如何做到更多,而在於如何更清晰地思考,以及創造沒有壓力的環境。

想要天天保持這樣的狀態,你需要的正是這套GTD高效系統。今天就開始試試看吧。

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  • 名词解释:雇方指访客、甲方[即花钱者、指使者],博主指受雇方、乙方[即被指使者].